KONGRE / TOPLANTI ORGANİZASYON HİZMETLERİMİZ

İŞ AKIŞ PLANI
Organizasyon taslak programı önceden planlanır ve yapılacak işler gerçekleştirilecekleri zamanlarıyla birlikte ön program şeklinde hazırlanıp organizasyon komitesine sunulur.

KONGRE / TOPLANTI MERKEZİNİN BELİRLENMESİ
Organizasyon için uygun bir merkezin belirlenmesi amacıyla yetkili organizasyon komitesi üyeleriyle bir tarih saptanarak alternatif merkezlere keşif gezisi düzenlenir. İncelenen alternatifler içerisinde organizasyonun kapsamına en uygun seçenek belirlenir ve ilgili tarihler için gerekli salon ve oda rezervasyonları yapılır.

Bir çok organizasyona ev sahipliği yapmış uluslararası kriterlere uygun otellerle işbirliği çerçevesinde çalışmak ve kullanılan teknik ekipmanların günümüz teknolojisi ile uyumlu ve eksiksiz olmasına özen göstermek firmamızın gerçekleştirdiği projelerdeki başarısının temel nedenleri arasındadır.

KOORDİNATÖR
Firmamız gerçekleştirilecek olan organizasyonun eksiksiz yürütülmesi ve ilgili kuruluşlar ve kişilerle koordinasyonun sağlanması açısından uluslar arası organizasyonlarda deneyimli özel bir koordinatör ve ona bağlı bir ekip görevlendirir.

WEB SİTESİ
Firmamız organizasyon ile ilgili bilgi ve duyuru mahiyetinde kendi web sayfasında bir bölüm açar ve ilgili linki verir.

BASILI MALZEMELER / KIRTASİYE
İstenilen tüm basılı malzemelerde, kurumun adı, logosu ve organizasyona ait tüm bilgilerin yer aldığı özel bir tasarım hazırlığından sonra yetkili birimin onayı ile basım ve daha sonrasında da dağıtım işlemleri tamamlanır.

• Kongre / Toplantı Logosu
• Duyurular
• Bildiri Özet Formları
• Posterler
• Antetli Zarf
• Antetli Kağıt
• Program Kitabı
• Cep Programı
• Yaka Kartları
• Katılım Sertifikaları
• Davetiyeler
• Kongre / Toplantı Çantaları
• Kongre / Toplantı Kalemleri
• Diğer Kırtasiye Malzemeleri
• Yönlendirme Panoları
• Tanıtım Afişleri
• Program Panoları
• Banner
• V.b Malzemeler
  

Davetiyelerin Dağıtımı
Profesyonel bir kurye / dağıtım firması ile işbirliği yapılarak Kurum tarafından hazırlanacak liste doğrultusunda firmamız, hem yurtiçi hem de yurt dışındaki davetlilere belirtilen kriterler çerçevesinde tayin edilen zaman dilimi içerisinde davetiyelerin ulaştırılmasını sağlar. Dağıtımla ilgili detaylı raporlar istenilen tarihte organizasyon komitesine teslim edilir.

LCV Takibi
Firmamız, Kurum tarafından belirlenen listedeki kişilere davetiyeleri ulaştırdıktan sonra LCV takibini bilgisayar ortamında yapıp, katılımcı listesini, yazılı ve günlük olarak Organizasyon Komitesine bildirir.

KURUM TANITIM FİLMİ / SİNEVİZYON GÖSTERİMİ

Kurum Tanıtım Filmi
Talep edilen süre ve nitelikteki Kurum tanıtım filmi için firmamız konusunda deneyimli profesyonel bir firma ile çalışarak, en son teknoloji tekniklerinin kullanılacağı tanıtım filminin hazırlanmasını sağlar.

Sinevizyon Gösterimi
Organizasyon Komitesi tarafından firmamıza verilecek olan sinevizyon gösterimleri program akışına göre tayin edilen zaman dilimlerinde katılımcılar için gösterime sunulur.

SALON, OFİSLERİN DÜZENLENMESİ ve TEKNİK DESTEK HİZMETİ

Organizasyonun Yapılacağı Salon
Firmamız, karara bağlanan Otel ve Konferans Merkezinde istenilen oturma düzeninde, katılımcılarının rahatlıkla toplantı dokümanlarını bulundurabilecekleri ve not alabilecekleri masa düzeneği sağlar ve komiteye eksiksiz olarak teslim eder.

Kayıt İşlemleri
Kayıt ve Yönlendirme Masaları
Otelin girişinde ve konferansın yapılacağı salon fuayesinde katılımcılara gerekli tüm bilgileri ve desteği sağlamak üzere 2 adet Kayıt ve yönlendirme masası kurulur ve konusunda uzman, İngilizce’ye hakim, güler yüzlü görevliler ile hizmet verilir. İhtiyaç olması halinde bu masalar ve görevlilerin sayıları tarafımızdan artırılır.

• Organizasyon esnasında kayıt hizmetlerimiz bilgisayar donanımlı ve tecrübeli ekibimiz tarafından gerçekleştirilir.
• Organizasyon öncesi kayıtlar alfabetik sıraya göre bölünür ve en hızlı şekilde katılımcılara yardımcı olunması sağlanır.
• Tüm katılımcılara ait kurum, meslek grubu ve e-mail listeleri kayıt sonucunda oluşturulur ve komiteye teslim edilir.

Kayıt ve konaklama programımız, organizasyonun planlama aşamasından, hesap kapatma aşamasına kadar, düzenli, başarılı ve kontrollü bir toplantı için gereken tüm koşulları sağlayacaktır.
Kayıt esnasında, katılımcılara organizasyon yaka kartları, yaka programları ve içinde organizasyon kitabı, bloknot, kalem ve diğer organizasyon materyallerinin bulunduğu organizasyon çantaları verilecek ve katılımcılar sorunsuz bir şekilde konaklayacakları yerlere yerleştirilecektir.

Teknik Donanım
Plazma Ekran
Organizasyon bilgilerinin güncel akışını ve salondaki görüntülerin kapalı devre sistemi ile gösterilebilmesi için kayıt masasına istenilen ölçülerdeki plazma ekran yerleştirilebilir.

Sahne Düzenlenmesi
Firmamız, belirtilen özelliklerdeki sahne düzenlemesini profesyonel bir firmaya ile yapacağı işbirliği çerçevesinde sağlar. Tasarımı yapılacak olan sahne düzeni hakkında kuruma bilgi aktarılacak olup onay alındıktan sonra işe başlanır. Sahnenin her iki yanında yer alacak perde (barkovizyon), hem konuşmacıyı ve konferans katılımcılarını hem de konuşmacının dijital sunuşunu yansıtabilecek şekilde dizayn edilir. Oturum masası sahnenin ortasında yer alır..

LCD Ekran
Firmamız tarafından, Dijital konuşma kürsüsünün ön kısmına Kurum Logosu, konuşma yapan kişinin adını, bağlı olduğu kurumu ve ünvanını yansıtacak LCD ekran yerleştirilir.

Laptop ve Projeksiyon Cihazı
Konuşmacıların sunumlarında kullanabilmeleri için talep üzerine laptop ve projeksiyon cihazı firmamız tarafından salona yerleştirilebilir.

Toplantı Masası (Head Table)
Salonda rahatlıkla kullanılabilecek toplantı masası (head table) ve ses düzeni kurulur, konuşmacıların önlerinde sunumları rahatlıkla izleyebilmeleri için birer adet aynı standartlarda LCD ekran yerleştirilir.

Ses Düzeni
Konuşmacıların ve izleyicilerin kullanımına sunulmak üzere uygun ses ve mikrofon sistemi kurulur.

Medya Platformu ve Basın Mikseri
Organizasyon salonunda medyanın rahatlıkla uygun görüntü alabilmesi için bir platform oluşturulur ve basın mikseri yerleştirilir.

Speech− promter Sistemi
Organizasyon süresince Kürsüden konuşma yapacak konuşmacılar için istek üzerine speech−promter sistemi tahsis edilir.

Işık Sistemi
Organizasyon salonundan uygun ve kaliteli görüntü alınabilmesini sağlamak üzere uygun ve kaliteli ışık sistemi kurulur.

Teknisyen
Organizasyon süresince teknik donanımların sağlıklı ve eksiksiz olarak çalışmasını sağlamak maksadıyla yeterli sayıda teknisyen bulundurulur.

Organizasyon Ofisi
Organizasyon süresince kurumun çalışmalarını rahatlıkla yürütebilmesi ve toplantılarını gerçekleştirebilmesi maksadıyla kendilerine bir ofis tahsis edilir ve ofiste organizasyon boyunca bir mihmandar bulundurulur.

• Medya Köşesi
• Uygun bir alana röportaj ve demeçler için medya köşesi oluşturulur
• Arka fonda organizasyonun adı, konusu, tarihi, kurumun adı ve logosunun İngilizce ve Türkçe olarak yer aldığı, uygun ölçülerde bir banner yerleştirilir.

MİHMANDARLIK, SUNUCULUK VE SİMÜLTANE TERCÜME HİZMETİ

• Mihmandarlık Hizmeti
  Organizasyon süresince görevlendirilecek elamanların önceki organizasyonlarımızda görev yapmış kişiler arasından seçilerek görev yapmaları sağlanır.
  
  
• Sunuculuk Hizmeti
  Talep üzerine daha önce ulusal ve uluslararası organizasyonlarda görev almış, uygun ses tonu, İngilizce bilgisi, düzgün diksiyonu ve fiziği ile organizasyon süresince program akışına göre sunumu gerçekleştirecek deneyimli bir sunucunun hizmet vermesi Komitenin de onayı alındıktan sonra firmamızca sağlanır.
  
  
• Simültane Tercüme Hizmeti
  Organizasyonlarda simültane tercümanlığa ihtiyaç duyulması halinde gerekli sistem ve teknik ekipman kurulup, konusunda deneyimli simültane çevirmenlerle istenilen dillerde hizmet verilir.

KAYIT VE FOTOĞRAFLAMA HİZMETİ

Bant Kaydı ve Deşifre
Firmamız organizasyon süresince konuşmaların simültane tercümeleriyle birlikte kayda alınmasını ve deşifrelerinin yapılarak VCD ortamına aktarılmasını sağlama ve istenilen tarihte kurum yetkililerine teslim etme hizmetini de sunar.

Fotoğraflama Hizmeti

• Organizasyon sırasında
• Açılış ve Kapanış kokteyllerinde
• Yemeklerde ve ara verilen zamanlarda
• Sosyal programlarda
• İstenilen miktarlardaki fotoğraflama hizmeti gerçekleştirilir ve kuruma
• istenilen ebatlarda yapılan baskılar teslim edilir.

Video Kayıt Hizmeti

Firmamız, program kapsamındaki faaliyetlerin tümünü profesyonel video kamerayla ile görüntüleyecek ve VCD lere kaydedilmek suretiyle istenilen kopya sayısı kadar çoğaltacak uzman bir firmayla işbirliği yaparak video kayıt hizmetini de talep üzerine sağlar.

DİĞER HİZMETLER

 Çiçeklendirme
Programın her aşamasında istek üzerine kesme çiçeklerle sahne ve salon tasarımına uygun olarak çiçeklendirme hizmeti de sağlanır.

 Hoşgeldiniz ve Kapanış Kokteyli
Firmamız katılımcı sayısı kadar istenilen konsept dahilinde organizasyon merkezinde hoş geldin ve kapanış kokteyllerini düzenler.

 Gala Yemeği
Kurumun talep ettiği kişi sayısı kadar organizasyon merkezi sınırları dahilinde veya üzerinde anlaşmaya varılmış olan başka bir mekanda gala yemeği istenilen konsept çerçevesinde düzenlenir.

 Sosyal Program
Kurumun talebi üzerine organizasyon kapsamında yapılacak sosyal programlar hakkında çeşitli alternatifler sunulur ve üzerinde anlaşmaya varılan programın en iyi şekilde gerçekleşmesi sağlanır.

UÇAK BİLETLERİ, TRANSFERLER ve KONAKLAMA

 Uçak Bileti Hizmeti

Yurtiçi / Yurtdışı Uçak Biletleri
Kurum tarafından belirlenen yurtiçi ve yurtdışı katılımcılar için gidiş / dönüş uçak biletleri firmamızca sağlanır.

Biletlerin Ulaştırılması
Biletler Kurum tarafından verilen isim listesine göre istenilen tarihte firmamızca PTA veya Kargo sistemi ile ilgililere ulaştırılır.

Firmamız IATA acente olup ulusal ve uluslararası tüm havayollarının biletlerini satmaya yetkilidir. Organizasyona katılacak olan yabancı katılımcılar için istenilen tarih ve parkurlardaki en ekonomik ve en iyi bağlantıları veren havayolları kullanılır ve Avrupa ülkelerinden gelecek olan katılımcılar için APEX biletler temin edilir. Amerika veya Atlantik Ötesi ülkelerden gelecek olan katılımcılar için de olabilecek en uygun uçak bilet fiyatları hesaplanır.

 Karşılama ve Transferler

• Katılımcıların havaalanı-otel-havaalanı transferleri talep üzerine tarafımızdan gerçekleştirilir.
  Karşılama İngilizce bilen görevlilerimiz eşliğinde gerçekleştirilir
• Karşılama ve uğurlama transferleri için havaalanlarında karşılama masaları kurulur.
• Katılımcılarımızın firmamızı kolaylıkla fark etmeleri açısından uygun büyüklükteki karşılama levhaları kullanılır.
• Katılımcılar arasında Kurumun belirlediği kişilere VIP karşılama hizmeti verilir.

Diğer oteller ile organizasyon merkezi arasında yapılacak ring transferler de talepler üzerine minibüs, midibüs ve otobüs ile gerçekleştirilir.

 Konaklama Hizmeti

Organizasyonun yapıldığı otelde veya organizasyon merkezine yakın diğer otellerde belirtilen sayıdaki kişilerin konaklamaları ayarlanır.

1994 yılında kurulan firmamız, T.C. Turizm Bakanlığı’na bağlı “A Grubu” işletme belgesi sahibi ve Türk Hava Yolları yetkili satış acentesidir. Aynı zamanda Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği, TÜRSAB ve uluslararası Havayolu Taşımacılığı IATA üyesi olan acentemiz 4 ayrı şubesi ile faaliyetlerine devam etmekte, yüksek kalite ve ileri teknoloji ile Türk turizmine hizmet vermektedir.

Firmamız uluslararası CRC rezervasyon sisteminden AMADEUS programı ile aynı anda 156 ülkede 490’ı aşkın havayolu şirketi, 60 araç kiralama kuruluşu ve 50.000 kadar otel rezervasyonu yapabilme, Türk Hava Yolları rezervasyon sistemi TROYA ile uçak seyahatleriniz için gerekli rezervasyonları anında yapabilme imkanına sahiptir.

Acentemiz tecrübeli personel kadrosu, mevcut ileri teknolojisi ve müşteri memnuniyetli odaklı temel politikasıyla bugüne kadar birçok organizasyona başarı ile imza atmıştır.

İlkemiz, kapasitesine bakmaksızın küçük ve büyük çaplı tüm organizasyonlara gerekli özeni gösterip, baştan sona kaliteli sunumlarla unutulmaz kılmaktır.

Misyonumuz, turizm sektöründe, Türk misafirperverliğini evrensel kılmak ve uluslararası nitelikteki organizasyonları başarı ile gerçekleştirerek bunun gururunu ülkemize taşımaktadır.